Näiden vinkkien avulla hallitset kaikki sähköpostit kätevästi yhdestä paikasta. Sähköpostitilin lisääminen Gmailiin tuo useita etuja yrittäjille, erityisesti jos käytät omaa domainia sähköpostiviestinnässä. Kaikkien sähköpostien keskittäminen yhteen paikkaan helpottaa viestien hallintaa ja tehostaa työntekoa. Käymme artikkelissa läpi, miten lisätä Gmailiin toinen sähköposti, ja miksi oman domainin sähköpostit ovat tärkeitä brändin rakentamisessa ja luotettavuuden lisäämisessä.
Sähköpostit omalla domainilla vai ilman?
Oman domainin (esim. nimi@yritys.fi) sisältävä sähköpostiosoite on merkittävä hyöty. Kun käytössä on sähköposti omalla domainilla, yritys näyttäytyy asiakkaille ja yhteistyökumppaneille luotettavampana ja vakavasti otettavana toimijana, verrattuna yleisiin sähköpostipalveluihin, kuten esimerkiksi Gmailiin tai Hotmailiin.
Oman domainin omaava sähköpostiosoite tehostaa brändimielikuvan luomista. Jokainen lähetetty viesti toimii muistutuksena yrityksen nimestä, ja lisää näin yrityksen näkyvyyttä. Se on olennainen osa johdonmukaista yritysidentiteettiä, kun kaikki yrityksen viestintäkanavat, kuten verkkosivut, sähköpostit ja sosiaalinen media, tukevat samaa brändiä.
Oman domainin omaavat sähköpostit erottavat yrityksen kilpailijoista, ja jättävät luotettavan mielikuvan, joka voi olla ratkaisevaa asiakkaiden sitouttamisessa. Mikäli käytät ahkerasti sekä Gmailia että sähköpostia omalla domainilla, on käytännöllistä käsitellä kaikki sähköpostit kuitenkin samasta paikasta.
Varaa oma domain
Miksi sähköpostit on hyvä keskittää yhteen paikkaan?
Sähköpostiviestien keskittäminen yhteen paikkaan, kuten Gmailiin, tuo mukanaan useita hyötyjä. Listasimme alle niistä tärkeimmät.
1. Parempi ajanhallinta
Kun kaikki viestit löytyvät samasta paikasta, ei tarvitse kirjautua useisiin sähköpostitileihin tai tarkistaa viestejä eri palveluista. Tämä säästää aikaa ja vähentää mahdollisuutta, että tärkeitä viestejä jää huomaamatta.
2. Helpompi viestien hallinta
Gmailin kaltaisissa sähköpostipalveluissa on tehokkaita työkaluja, kuten tarrat, kansiot, suodattimet ja hakutoiminnot, joiden avulla voit helposti organisoida sähköpostit ja löytää viestisi. Yhden tilin kautta hallitseminen tekee tästä vieläkin helpompaa.
3. Vähemmän unohdettuja viestejä
Kun viestejä tulee monesta eri lähteestä, niitä voi unohtua käsittelemättä, jos sähköposteja ei tarkista säännöllisesti. Kaikkien viestien keskittäminen yhteen paikkaan varmistaa, että viestejä ei jää huomaamatta, koska tarkistat vain yhden sähköpostitilin.
4. Parempi yhteistyö ja arkistointi
Kun sähköpostit ovat yhdessä paikassa, helpottaa se myös arkistointia ja yhteydenpitoa tiimin tai asiakkaiden kanssa. Yhteen paikkaan tallennetut viestit ovat helposti löydettävissä ja jaettavissa tarpeen mukaan.
Lue lisää: Mikä on hyvä sähköpostiosoite?
5. Yhtenäinen turvallisuus
Käyttäessäsi vain yhtä sähköpostitiliä, voit keskittyä paremmin sen tietoturvan varmistamiseen. Voit ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen ja muut turvallisuustoimenpiteet yhden tilin suojaamiseksi sen sijaan, että yrittäisit hallita turvallisuutta monessa eri palvelussa.
6. Parempi integraatio muiden työkalujen kanssa
Monet työkalut, kuten kalenterit, tehtävälistat ja yhteistyösovellukset, integroivat saumattomasti Gmailin kanssa. Kun kaikki viestit ovat yhdessä paikassa, työkalut toimivat tehokkaammin, ja kaikki viestintä pysyy yhdenmukaisena.
7. Tehokkuutta työntekoon
Useiden sähköpostitilien tarkistaminen ja hallinta voi olla stressaavaa. Keskittämällä kaikki viestit yhteen paikkaan voit yksinkertaistaa päivittäisiä rutiineja, ja vähentää tehtävien määrää, mikä johtaa stressittömämpään työskentelyyn.
Sähköpostien keskittäminen yhteen paikkaan parantaa tehokkuutta ja turvallisuutta, selkeyttää työskentelyä sekä auttaa sinua pysymään paremmin ajan tasalla tärkeistä viesteistä.
Lue lisää: Google Workspace yrityksille
Ulkoisen sähköpostitilin lisääminen Gmailiin
Kirjoitimme avuksesi selkeät ohjeet siitä, miten lisätä Gmailiin toinen sähköpostitili. Näillä ohjeilla voit liittää Domain247:n kautta tilaamasi, oman domainin sisältävän, Roundcube Webmail -sähköpostitilin Gmailiin, ja lukea viestit suoraan Gmailissa.
Selvitä ensin nämä asetukset Domain247:n viesteistä tai cPanelista
Webhotellin tai domainparkin tilauksen yhteydessä sait sähköpostiviestin, joka sisälsi myös sähköpostiasetukset. Sähköpostin liittämistä varten tarvittavat asetukset löydät tarvittaessa myös Hallintapaneelista seuraavasti:
- Klikkaa Sähköposti osiosta “Sähköpostitilit”
- Klikkaa oikean sähköpostiosoitteen rivillä “Liitä Laite/Ohjelma” tai
- Kohdassa “Sähköpostiohjelman asetukset” löydät tarvittavat asetukset sähköpostiohjelmaa varten.
Ohjeet sähköpostitilin lisäämiseen Gmailiin
1 Selvitä Roundcube-tilin POP3- ja SMTP-asetukset
Ennen kuin voit liittää Roundcube-tilisi Gmailiin, selvitimme yllä Domain247:n POP3- ja SMTP-asetukset.
Tarvitset nämä kaikki tiedot itsellesi:
Käyttäjätunnus: Oma sähköpostiosoite (joka halutaan liittää)
Salasana
Saapuvan postin sähköpostipalvelin (SSL-suojattu)
Palvelimen osoite: mail.omadomain.xx (Korvaa omadomain.xx omalla verkkotunnuksellasi)
Protokolla: IMAP
Portti: 993
Lähtevän liikenteen palvelin (SSL-suojattu):
Palvelimen osoite: mail.omadomain.xx (Korvaa omadomain.xx omalla verkkotunnuksellasi)
Protokolla: SMTP
Portti: 465
SMTP-palvelin vaatii autentikoinnin, käytäthän siis samoja tunnuksia kuin saapuvan postin palvelimella
2 Kirjaudu Gmailiin
- Mene osoitteeseen www.gmail.com ja kirjaudu sisään Google-tilillesi.
3 Mene Gmailin asetuksiin
- Klikkaa Gmailissa oikeassa yläkulmassa olevaa hammasrattaan kuvaketta ja valitse Näytä kaikki asetukset (See all settings).
- Avaa Tilien ja tuonti -välilehti (Accounts and Import).
4 Lisää ulkoinen sähköpostitili
- Etsi kohta Tarkista postit muista tileistä (Check mail from other accounts) ja klikkaa Lisää sähköpostitili (Add a mail account).
- Uuteen avautuvaan ikkunaan syötä Roundcube-sähköpostiosoitteesi ja klikkaa Seuraava (Next).
5 Määritä POP3-asetukset
- Valitse vaihtoehto Tuo tilin sähköpostit POP3
avulla (Import emails from my other account (POP3) ja klikkaa Seuraava (Next). - Syötä seuraavat tiedot:
- Käyttäjänimi: Koko sähköpostiosoitteesi (esim. nimi@domain.com).
- Salasana: Roundcube Webmail -salasana.
- POP-palvelin: Syötä POP3-palvelin (mail.omadomain.xx).
- Portti: 993 (jos käytät SSL-salausta).
- Valitse asetukset:
- Jätä kopio viestistä palvelimelle (Leave a copy of retrieved message on the server). Valitse tämä, jos haluat säilyttää viestit myös Roundcube-tilissäsi.
- Käytä aina suojattua yhteyttä (SSL), kun haetaan postia (Always use a secure connection (SSL) when retrieving mail) – Tämä kannattaa valita turvallisuuden varmistamiseksi.
- Klikkaa Lisää tili (Add Account).
6 Valitse, haluatko lähettää sähköpostit ulkoisen tilin kautta
- Tämän jälkeen Gmail kysyy, haluatko myös lähettää viestejä Roundcube-osoitteestasi Gmailin kautta. Valitse Kyllä (Yes), jos haluat tämän mahdollisuuden, ja klikkaa Seuraava.
- Syötä SMTP-palvelimen tiedot:
- SMTP-palvelin: Syötä Roundcube-tilisi SMTP-palvelimen osoite (mail.omadomain.xx).
- Käyttäjänimi: Koko sähköpostiosoitteesi.
- Salasana: Roundcube Webmail -salasana.
- Portti: 465 (SSL).
- Klikkaa Lisää tili (Add Account).
7 Vahvista sähköpostin käyttö
Gmail lähettää nyt vahvistussähköpostin Roundcube-tiliisi. Tarkista webmailisi, ja syötä vahvistuskoodi Gmailiin. Kun tämä on tehty, voit lähettää viestejä myös ulkoisesta sähköpostiosoitteestasi Gmailin kautta.
8 Tarkista, että kaikki toimii
Tämän jälkeen Gmail alkaa hakea viestejä webmailistasi. Voit nyt lukea ja vastaanottaa kaikki oman domainin sähköpostit suoraan Gmail-tilissäsi.
Lue halutessasi Googlen lisätiedot asennusta koskien.
Valinnaiset asetukset
Jos haluat määrittää, miten saapuvat, oman domainisi omaavat viestit järjestetään Gmailissa, voit asettaa suodattimia tai merkintöjä (labels) tunnistaaksesi ne helposti.
Hyödynnä Gmailin suodattimet ja merkinnät
Näiden esimerkkien avulla voit käyttää suodattimia ja merkintöjä Gmailissa tehokkaasti, mikä parantaa ulkoistenkin viestien hallintaa, ja nopeuttaa työskentelyä.
1. Merkintä ulkoisille viesteille
- Luo suodatin, joka tunnistaa kaikki oman domainisi omaavat sähköpostit, ja lisää niille automaattisesti erityisen merkinnän, kuten “@domainisi.fi”. Tämä auttaa erottamaan ulkoiset sähköpostit Gmailiin tulevista viesteistä yhdellä silmäyksellä.
- Esimerkki: Suodatin etsii kaikki viestit, joiden lähettäjän osoite päättyy esimerkiksi “@domainisi.fi”, ja lisää merkinnän “Yritys-sähköpostit”.
Lue lisää: Näin Domainin varaaminen tapahtuu
2. Automaattinen arkistointi
- Voit luoda suodattimen, joka tunnistaa tietyt Roundcuben webmailista tulevat viestit ja siirtää ne suoraan arkistoon, jolloin ne eivät näy saapuneiden viestien kansiossa. Tämä on kätevää, jos saat paljon automaattisia ilmoituksia tai uutiskirjeitä, joita ei tarvitse käsitellä heti.
3. Tärkeiden asiakkaiden viestit
- Voit luoda suodattimen, joka lisää erityisen merkinnän tai tähden tärkeiltä asiakkailta tuleville viesteille. Näin ne erottuvat helposti muista viesteistä.
- Esimerkki: Suodatin etsii kaikki viestit tietystä yrityksestä (esim. asiakas@domain.com) ja lisää merkinnän “Tärkeät asiakkaat” sekä tähden viesteihin.
4. Viestit tietystä projektista
- Jos työskentelet tietyn projektin parissa, voit suodattaa projektikohtaiset viestit ja merkitä ne automaattisesti projektin nimellä. Tämä tekee viestien seuraamisesta ja organisoinnista helppoa.
- Esimerkki: Kaikki viestit, joiden aihe sisältää tietyn projektin nimen, saavat merkinnän “Projekti X”.
5. Tarrat sisäisille ja ulkoisille osastoille
- Jos käytät sähköpostia useiden osastojen kanssa, voit suodattaa ja merkitä viestit osaston mukaan (esim. “Asiakaspalvelu”, “Myynti”). Tämä tekee tiimityöstä sujuvampaa.
- Esimerkki: Kaikki asiakaspalvelun sähköpostit tunnistetaan osoitteen “asiakaspalvelu@domainisi.fi” perusteella ja saavat merkinnän “Asiakaspalvelu”.
Lue lisää: Suodattimen luominen Gmailissa
Artikkelin on julkaissut kotimainen Domain247-hostingpalvelu, josta löydät sopivan webhotellin itsellesi olet sitten harrastaja, bloggaaja tai yrittäjä. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konserniin, joka työllistää noin 200 ammattilaista neljällä eri paikkakunnalla.