Hyvä sähköpostiosoite on välttämätön tehokkaan ja ammatillisen viestinnän toteuttamisessa, sillä se on monesti yksi ensimmäisistä yhteystiedoistasi, jonka asiakkaat, yhteistyökumppanit tai työnantajat kohtaavat. Uusi sähköpostiosoite ja palveluntarjoaja kannattaakin valita huolellisesti. Lue artikkelista vinkit sähköpostiosoitteen ja sähköpostipalvelun valintaan.
Miksi hyvä sähköpostiosoite on tärkeä yritykselle ja yksityishenkilölle?
Sähköpostiosoite vaikuttaa monipuolisesti ammatilliseen imagoosi, viestintäsi luotettavuuteen ja helppouteen sekä tietoturvaan.
Hyvä sähköpostiosoite antaa ammattimaisen kuvan. Sähköpostiosoite on usein ensimmäinen kontaktipiste asiakkaiden, kumppaneiden tai työnantajien kanssa toimiessa. Asiantuntijuutta henkivä sähköpostiosoite varmistaa hyvän ensivaikutelman, ja voi lisätä luottamusta sinua ja tarjoamiasi palveluita kohtaan.
Oman domainin sisältävän sähköpostiosoitteen myötä:
- Annat luotettavan kuvan. Sähköpostiosoitteen valinta vaikuttaa siihen, kuinka luotettavalta viestintäsi näyttää. Yrityksen tai organisaation sähköpostiosoite (esim. nimi@yritys.com) antaa yleensä uskottavamman kuvan kuin yleiset ilmaispalveluiden osoitteet. Varaa oma domain.
- Viestintä sujuu helposti. Hyvä sähköpostiosoite on helposti muistettavissa, mikä vähentää virheellisten kirjoitusmuotojen mahdollisuutta, ja tekee sinusta helpommin tavoitettavan.
- Viestit turvallisesti. Luotettava sähköpostipalveluntarjoaja tarjoaa parempaa tietoturvaa ja suojaa viestinvaihtosi esimerkiksi roskaposteilta sekä haitallisilta sähköposteilta.
- Rakennat brändiäsi. Jos käytät sähköpostiosoitetta yritystoiminnassa, voi osoite olla osa brändiäsi, ja auttaa tunnistettavuudessa sekä markkinoinnissa.
Lue lisää: Sähköposti omalla domainilla
Mikä sähköposti kannattaa valita?
Kun harkitset sopivaa sähköpostipalvelua, voit lähteä tekemään vertailua eri palveluntarjoajien välillä, alla olevat seikat huomioiden:
- luotettavuus
- käytettävyys
- turvallisuus
- palveluominaisuudet
- asiakaspalvelu
Monet suosituimmista palveluista ovat myös turvallisia, ja omaavat hyvät palveluominaisuudet jo perusversiossa. Käydään seuraavaksi läpi kolme yleistä palveluvaihtoehtoa: sähköpostiosoite Googlen, Microsoftin sekä webhotellin kautta.
Gmail -sähköpostiosoite
Gmail on Googlen tarjoama sähköpostipalvelu, joka on laajalti käytetty ja tunnettu sen helppokäyttöisyydestä, luotettavuudesta ja monipuolisista ominaisuuksista.
Googlen sähköpostipalvelu tarjoaa tehokkaan hakutoiminnon, laajan valikoiman lisäosia ja integroinnin muihin Google-sovelluksiin, kuten Driveen ja Kalenteriin. Gmail tarjoaa myös hyvän suojan roskapostilta ja haitallisilta sähköposteilta. Googlen yritystason sähköposti mahdollistaa entistä laajemmat ominaisuudet käyttäjille.
Tutustu Google Workspace -palveluun
Outlook.com tai Microsoft 365 -sähköpostiosoite
Microsoftin sähköpostipalvelu, kuten Outlook.com tai Microsoft 365 (aiemmin Office 365), tarjoaa kilpailukykyisiä ominaisuuksia ja integraatiot Microsoftin ekosysteemiin. Se sisältää usein myös muita tuotteita ja palveluita, kuten Office-sovelluksia ja pilvipalveluita.
Microsoftin sähköpostipalvelu voi olla hyvä valinta sinulle, jos käytät paljon Microsoftin ohjelmistoja, ja tarvitset integroidun kokonaisratkaisun.
Nopea ja hyvä sähköpostiosoite webhotellin kautta
Webhotellin kautta saatava sähköposti on myös kätevä vaihtoehto, kun haluat räätälöidyn sähköpostiosoitteen yrityksen verkkotunnuksella. Saat valitun webhotellipaketin mukana domainisi mukaisen sähköpostin, ja levytilaa sähköposteille on käytössä valitun webhotellin mittojen mukaan.
Näin saat sähköpostin webhotellin kautta
Sopivaa sähköpostipalvelua on tärkeää ottaa huomioon omat tarpeet ja vaatimukset, kuten käytettävyys, integrointimahdollisuudet muihin palveluihin, ja turvallisuus sekä luotettavuus. Jokaisella vaihtoehdolla on omat vahvuutensa, ja valinta riippuu usein omista mieltymyksistä sekä tarpeista.
Millainen on hyvä sähköpostiosoite?
Hyvä sähköpostiosoite on ammatillinen, helposti muistettava, luotettava ja turvallinen. Katsotaan alla tarkemmin, mitä nämä ominaisuudet pitävät sisällään.
- Ammatillinen ja uskottava. Hyvä sähköpostiosoite antaa uskottavan kuvan sinusta. Se voi sisältää nimesi tai yrityksen nimen, ja olla yhteydessä siihen, mitä teet tai edustat. Vältä huvittavia tai epäasiallisia sähköpostiosoitteita, jotka voivat heikentää ammatillista imagoasi.
- Yksilöllinen. Paras sähköpostiosoite on sellainen, joka erottuu ja on uniikki. Vältä liian yleisiä tai monimutkaisia osoitteita, jotka voivat olla vaikeita muistaa tai kirjoittaa oikein.
- Helppo muistettavuus. Sähköpostiosoitteen tulisi olla helppo muistaa, jotta ihmiset voivat helposti tavoittaa sinut. Lyhyet ja selkeät osoitteet ovat yleensä parhaita.
- Oma verkkotunnus mukana. Jos käytät sähköpostiosoitetta yritystoimintaan, on suositeltavaa, että se liittyy yrityksen verkkotunnukseen, mikä lisää luotettavuutta ja ammatillisuutta.
- Turvallinen. Valitse luotettava sähköpostipalveluntarjoaja, joka tarjoaa hyvän suojan roskapostilta, haitallisilta sähköposteilta ja tietoturvariskeiltä.
Yhteenvetona, hyvä sähköpostiosoite on ammatillinen, helppo muistaa, ja se auttaa luomaan positiivisen ensivaikutelman kollegoiden, asiakkaiden sekä muiden sidosryhmien keskuudessa.
Ääkköset sähköpostiosoitteessa
Kun suunnittelet sähköpostiosoitettasi ja harkitset ääkkösten käyttöä, ota huomioon nämä seikat, erityisesti jos haluat tavoitella kansainvälisiä asiakkaita tai toimit muuten kansainvälisesti.
- Ääkköset sähköpostiosoitteessa voivat aiheuttaa yhteensopivuusongelmia. Vaikka monilla sähköpostipalveluntarjoajilla on mahdollisuus käyttää ääkkösiä sähköpostiosoitteissa, käytännöllinen ja hyvä sähköpostiosoite on muodostettu ilman niitä. Ääkköset voivat aiheuttaa yhteensopivuusongelmia eri järjestelmien ja ohjelmistojen kanssa, ja ne voivat olla vaikeita ymmärtää ihmisille, jotka eivät käytä samaa kieltä.
- Käytä englanninkielisiä kirjaimia. Jos tarvitset erottautuvan sähköpostiosoitteen, harkitse englanninkielisten kirjainten käyttöä. Tämä varmistaa paremman yhteensopivuuden eri järjestelmien ja välttää mahdollisia ongelmia kansainvälisten käyttäjien kanssa.
- Yksinkertaisuus. Pyri pitämään sähköpostiosoitteesi yksinkertaisena ja helppolukuisena. Vältä liian monimutkaisia merkkijonoja tai erikoismerkkejä, jotka voivat hämmentää vastaanottajia.
- Sopivuus toimintaasi. Valitse sähköpostiosoite, joka sopii toimintaasi tai yritykseesi. Se voi sisältää esimerkiksi nimesi, yrityksen nimen tai sen, mitä edustat, mutta ilman ääkkösiä.
- Yhdenmukaisuus. Jos käytät sähköpostiosoitetta yritystoimintaan, varmista, että se on yhdenmukainen muiden yrityksen viestintävälineiden kanssa, kuten verkkosivujen URL-osoitteen kanssa.
Kun vältät ääkköset sähköpostiosoitteessa, varmistat paremman yhteensopivuuden ja ymmärrettävyyden eri kohderyhmille. Käytä mieluiten yksinkertaista ja helposti muistettavaa osoitetta, joka sopii toimintaasi tai yritykseesi, mutta ilman ääkkösiä.
Ilmainen vai maksullinen sähköpostiosoite?
Sähköpostiosoitteen valintaan voi liittyä myös taloudelliset tekijät, sillä tarjolla on sekä ilmaisia että maksullisia vaihtoehtoja. Listasimme alle muutamia huomioita, jotka voivat auttaa sinua tekemään päätöksen näiden vaihtoehtojen välillä.
Ilmainen sähköpostiosoite
Ilmaisen sähköpostiosoitteen käyttö voi olla houkutteleva vaihtoehto, kun budjettisi on tiukilla. Maksuttomat sähköpostipalvelut tarjoavat yleensä hyvät perusominaisuudet, kuten viestien lähettämisen ja vastaanottamisen, kansioiden järjestämisen ja roskapostisuodattimen.
Tunnetut ilmaiset palvelut, kuten Gmail, Yahoo ja Outlook, ovat laajalti käytettyjä, ja hyvin tunnettuja, mikä tekee viestinnästä oikein luotettavaa.
Maksullinen sähköpostiosoite
Maksulliset sähköpostipalvelut tarjoavat usein laajemman valikoiman ominaisuuksia, kuten enemmän tallennustilaa, paremman tietoturvan, mainospostisuodattimia ja asiakastuen.
Maksullinen sähköpostiosoite on erityisesti yrityksiä varten. Yrityksen verkkotunnukseen liitetty sähköpostiosoite lisää turvallisuuden tunnetta asioinnin suhteen, ja kasvattaa samalla brändin tunnettuutta.
Maksulliset palvelut tarjoavat yleensä kattavamman asiakastuen ja ohjepankin kuin ilmaiset vaihtoehdot. Myös tietoturva ja yksityisyydensuoja on paremmin hoidossa, mikä on tärkeää, jos käsittelet arkaluonteisia tietoja sähköpostin kautta.
Valinta ilmaisen tai maksullisen sähköpostiosoitteeseen välillä riippuu omista tarpeista ja vaatimuksista. Jos tarvitset lisäominaisuuksia, parempaa tietoturvaa tai ammattimaisen ulkoasun, maksullinen vaihtoehto on kustannusten arvoinen.
Toisaalta, jos budjetti on tiukka tai tarvitset vain perusominaisuuksia, ilmainen sähköpostiosoite voi olla sinulle sopiva vaihtoehto.
Lue lisää: WordPress kotisivut – aloita oma verkkosivuprojekti
Tilaa uusi sähköpostiosoite kätevästi Domain247:n kautta
Sopivimman sähköpostipalvelun valinta riippuu sekä käyttötarkoituksesta että budjetistasi. Kun tarvitset useita sähköpostiosoitteita, edullisin vaihtoehto Domain247:n mukaan on webhotelli, jonka hinta määräytyy tason perusteella eikä sähköpostitilien lukumäärän mukaan.
Valitse webhotelli
Jos tarpeesi on vain yksi hyvä sähköpostiosoite tai tarvitset paljon levytilaa sähköposteille, Microsoft 365- tai Google Workspace -palvelu voi olla parempi vaihtoehto. Näissä palveluissa jokainen sähköpostikäyttäjä tarvitsee oman maksullisen lisenssin. Mikäli tarvitset myös toimisto- tai tiimityökaluja, Microsoft 365 tai Google Workspace ovat luonnollinen valinta.
Valitse sähköposti yritykselle
Webhotellia voit käyttää vain sähköpostien tallentamiseen tai myös kotisivujen majoittamiseen. Vaihtoehtoisesti voit hankkia webhotellin kotisivuille, ja käyttää sähköposteja varten Microsoft 365- tai Google Workspace -palvelua. Valitse tapa, joka on sopivin juuri sinun tarpeisiin.
Artikkelin on julkaissut kotimainen Domain247-hostingpalvelu, josta löydät sopivan webhotellin itsellesi olet sitten harrastaja, bloggaaja tai yrittäjä. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konsernin Yritys247-perheeseen, joka tarjoaa yrittäjien arkea helpottavia palveluita muun muassa rahoituksen ja perinnän parissa.
